Vilkår og betingelser

Kontraktsbetingelser

Innhold

Partene i denne avtalen

• Avtalen
• Kommunikasjon
• Oppdraget
• Kompensasjon
• DSE's rettigheter og plikter
• VIRKSOMHETENS rettigheter og plikter
• Tvister
• Upartiskhet

Partene i avtalen:

Denne kontrakt er inngått mellom XXXX (heretter kalt VIRKSOMHETEN), og Dovre Sertifiseirng AS (heretter kalt DSE) 1. Avtalen

Denne avtale omfatter sertifisering av VIRKSOMHETENS styringssystemer og omfatter forberedelse, revisjon, rapportering, utstedelse av sertifikat og årlig/periodisk oppfølging.

2. Kommunikasjon

All skriftlig kommunikasjon mellom partene i denne kontrakt skal adresseres til angitte adresser. Frister og varsler i dokumentasjonen gjelder som angitt i dokumentene.

3. Oppdraget

3.1 Oppdraget skal utføres som spesifisert over.

4. Kompensasjon

VIRKSOMHETEN skal betale slik kompensasjon som spesifisert i Tilbudet i denne kontrakt.

Kompensasjon betales etter milepæler som følger:

25% ved inngått kontrakt, 50% ved utført resertifisering, 25% ved utstedelse av sertifikater.

Kansellering av revisjon senere enn 10 arbeidsdager før avtalt revisjon belastes med en timerate på kr. 750,- pr time, der 1 revisjonsdag regnes som 8 timer. Dovre sertifiserings politikk er å booke rimeligste biletter, der billetten ikke kan refunderes vil dette også faktureres.

5. DSE's Rettigheter og plikter

5.1 Inndragelse av sertifikater

DSE kan inndra Virksomhetens sertifikater, såfremt de misbrukes eller hvis vesentlige forutsetninger for sertifikatenes utstedelse ikke lenger er til stede og ikke er brakt endelig i orden innen tre måneder fra påtaledato fra DSE's side. I spesielle tilfeller kan sertifikatene inndras umiddelbart. 

DSE vil nomalt ikke informere tredjepart direkte om at virksomheten er slettet av listen over sertifikatinnhavere, men DSE forbeholder seg likevel retten til å publisere beslutningen om å inndra sertifikat.

5.2 Oppfølging hos sertifisert virksomhet

DSE har rett til å gjennomføre uanmeldt revisjon (oppfølgingsrevisjon) for å forvisse seg om at det sertifiserte styringssystemet er i overenstemmelse med sertifikatets utsagn. Eventuelle klager fra Virksomhetens kunder og/eller tilsynsmyndighet vedrørende avvik i sertifisert styringssystem kan resultere i slik oppfølgingsrevisjon.

5.3 Ansvar

DSE er ansvarlig for gjennomføring av revisjonen og de evalueringer som er forbundet med dette, med henblikk på utstedelse av sertifikat i henhold til ISO/IEC 17021 og sertifiseringsorganets styrende dokumentasjon. DSE er ansvarlig for å gjennomføre sine aktiviteter med henblikk på utstedelse av sertifikat til virksomheten ved hjelp av kvalifiserte revisorer.

Sertifiseringen gjennomføres ved hjelp av faglig kompetente revisorer og eventuelt spesialister, som kan være DSE ansatte eller eksterne som har inngått personlige avtaler med DSE. Disse skal ikke ha stilling eller interesse i andre selskaper hvor vedrørende står i konkurransesituasjon i forhold til virksomheten.

Alle revisorene skal følge DSEs sertifiseringsprosedyrer.

DSE er kun ansvarlig for egne og sine hjelperes handlinger. DSE kan ikke gjøres ansvarlig for om tredjepart ikke anerkjenner, eller kun delvis anerkjenner, sertifikatene som grunnlag for bestilling og/eller kontraktsinngåelse. Det samme gjelder også erstatningskrav fra virksomhetens kunder eller andre, som følge av at forventningene til sertifisert styringssystem ikke ble oppfylt, eller at sertifiseringen ikke ble gjennomført innenfor et forventet tidsrom i virksomheten, samt i stridsspørsmål vedrørende produktansvar eller lignende.

5.4 Konfidensialitet

DSE forplikter seg til å behandle all informasjon om virksomheten som konfidensiell, med mindre annet er avtalt med kunden.

DSE plikter å følge prosedyrer som sikrer beskyttelse av eiendomsrett og konfidensiell informasjon bl.a ved lagring på medier som er passordbeskyttet.

DSE kan i forbindelse med en sertifisering motta informasjon fra virksomheten som er konfidensiell. Dette kan være infomasjon om framstillingsprosesser, markedsforhold, spesifikasjoner, produktenes omfang og/eller verdi. Konfidensialitet mht. disse opplysninger respekteres til enhver tid.

Dokumenter, rapporter, tegninger, test data, etc. gjøres tilgjengelig for, produsert på forespørsel fra eller ved DSE, kan kopieres og beholdes av DSE hvis dette er nødvendig for utførelsen av denne avtalen eller i samsvar med gjeldende sertifiseringsforskrift. Virksomheten beholder alle rettigheter til immaterielle rettigheter av utstyret, støtte utstyr, og teknisk dokumentasjon, dette gjelder også patent, varemerke, opphavsrett og forretningshemmeligheter.

Alt personell som mottar konfidensiell informasjon skal være informer om at konfidensialitet skal respekteres. Distribusjon av kondfidensiell informasjon skal begrenses til de personer som er klassifisert til å motta slik informasjon.

Norsk Akkreditering vil ha rett til å kunne se denne type dokumentasjon som en del av prosessen ved å føre tilsyn med Dovre Sertifisering som akkreditert sertifiseringsorgan. Videre kan konfidensiell informasjon offentliggjøres til myndighetene ved oppfyllelse av lover og forskrifter. Dovre Sertifisering vil da, dersom ikke forhindret av lov, informere virksomheten om  informasjonen som er frigitt.

5.5 Oppfølging hos re sertifisert virksomhet

Sertifikatene har gyldighet i 3 år

Det skal gjennomføres resertifisering minst hvert 3. år. I tillegg skal det som et minimum gjennomføres årlige oppfølgingsbesøk.

5.6 Ankebehandling

DSE har plikt til å behandle anke fra virksomheter i overensstemmelse med ankeprosedyren.

6. Virksomhetens rettighere og forpliktelser

6.1 Anvendelse av sertifikatene

Virksomheten kan anvende sertifikatene til forretningsmessige formål, men på en slik måte at det klart fremgår at sertifiseringen gjelder system sertifisering og ikke produkt. 

Sertifikatene må kun benyttes i forbindelse med den adresse (del av virksomheten) som er nevnt på sertifikatene og kun de produktene/tjenestene som sertifiseringen omfatter.

Sertifikatenes logo/nummer, standardens nummer/-betegnelse må ikke anbringes på eller i forbindelse med produktet, dets emballasje eller på f.eks. spesifikke beviser/rapporter som kan forstås slik at disse (rapportene/bevisene) er sertifiserte.

Det er ikke tillatt å bruke sertifiseringslogo på visittkort. Sertifikatene må ikke brukes i forbindelse med omtale av tjenester som ikke er omfattet av sertifiseringen.

Et styringssystem sertifikat må aldri brukes på en slik måte at kjøper tror sertifiseringen gjelder produktstandarder. Sertifikatene må ikke anvendes i dokumentasjon, hvor virksomheten ikke har anledning til å fjerne det igjen.

6.2 Anke

Virksomheten kan anke avgjørelser til DSE i forbindelse med tvister ved gjennomføring av sertifisering samt utstedelse eller inndragelse av sertifikat.

6.3 Forhold til DSE

Vikrsomheten har til enhver tid rett til å avbryte samarbeidet med DSE og treffe avtale med et annet sertifiseringsorgan. Avtalen med DSE kan dog ikke sies opp senere enn 3 måneder før årsdagen for sertifikatutgivelse.
Virksomheten kan ikke bruke et annet sertifiseringsorgan til vedlikehold/ oppfølging av sertifikat utstedt av DSE.
virksomheten kan skriftlig løse DSE fra taushetsplikten, f.eks. hvis den i spørsmål overfor tredjepart ønsker å dokumentere tilfredsstillelse av bestemte krav i styringssystemet, f.eks. i stridsspørsmål om produktansvar.
Ved overføring/Transition av sertifikat til et annet sertifiseringsorgan vil Dovre Sertifisering AS kunne frigi relevant dokumentasjon til dette sertifiseringsorganet dersom kunden tillater det.

6.4 Åpen informasjon

Virksomheten forplikter seg til å gi DSE revisorer sannferdige opplysninger og være åpen i alle spørsmål som har betydning for sertifiseringen.
Virksomheten skal under gjennomføringen av sertifiseringen fremme revisorenes arbeide ved å sørge for at ansvarlige medarbeidere er tilstede og kan gi nødvendige opplysninger.
Virksomheten skal videre ha forberedt den nødvendige dokumentasjon.

6.5 Vedlikehold av kvalitets-, miljø- og HMS styringssystemet
Virksomheten er forpliktet til å vedlikeholde sitt kvalitets- og miljøstyringssystem i overensstemmelse med sertifikatenes utsagn. Virksomheten forplikter straks å informere DSE om endringer i grunnlaget for det utstedt sertifikat, som kan forårsake at virksomheten ikke tilfredsstiller kravene i den valgte standard, herunder:
- Utskiftning av nøkkelpersoner innenfor kvalitets-, miljø- og HMS styring
- Betalingsstopp
- Flytting av produktområdet til annen virksomhet
- Endring av produkt-/ tjenestespekter.
- Endring i styringssystemene av vesentlig art.
 
Virksomheten skal akseptere DSEs beslutning om hvorvidt de planlagte endringer krever fornyet revisjon.
Betalingsstopp kan medføre suspensjon og i ytterste konsekvens inndragelse av sertifikat.

6.6 Inndragelse av sertifikat
Ved inndragelse av sertifikat, plikter virksomheten å informere sine kunder om sertifikatinndragelsen. 

6.7 Forpliktelser vedrørende DSE's dokumenter
Sertifiseringskontrakten mellom partene (Dovre Sertifisering AS og virksomheten) er konfidensiell informasjon.
Revisjonsrapporter, avviksrapporter og sertifikater er kundens eiendom, og kunden kan selv bestemme om dette skal gjøres tilgjengelig for tredjepart.

7 TVISTER
Eventuelle uoverensstemmelser mellom partene som ikke lar seg løse ved forhandlinger, skal avgjøres av domstolene i Stavanger

8    UPARTISKHET
Partene i denne avtalen bekrefter at forhold relatert til upartiskhet/inhabilitet er vurdert og funnet å være ivaretatt.